QUALI SONO E COME VANNO TENUTI I LIBRI SOCIALI DELL’ENTE ASSOCIATIVO
I libri sociali sono i documenti che danno atto delle attività e dell’organizzazione di qualunque ente (le cosiddette “persone giuridiche”).
Per gli Ets (enti del terzo settore) tali documenti sono:
a) il libro degli associati o aderenti;
b) il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee;
c) il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di amministrazione;
d) il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di controllo e di eventuali altri organi sociali (se eletti).
e) il registro volontari.
Il D.Lgs. 117/2017 (di seguito “codice del Terzo settore”) dedica poche disposizioni alla tenuta dei libri sociali; troviamo invece alcune indicazioni nel decreto attuativo decreto del Ministero dello Sviluppo Economico del 6 ottobre 2021 a proposito del registro volontari, per il quale viene previsto l’obbligo di vidimazione – unico documento associativo soggetto a questo obbligo -.
In proposito si ricorda che, anche nel diritto societario, l’obbligo di bollatura/vidimazione è stato fortemente ridimensionato per motivi di semplificazione gestionale dell’attività imprenditoriale.
Nulla toglie però che l’Ets possa liberamente scegliere di procedere alla vidimazione, in tutto o in parte, dei propri libri e registri, beneficiando delle previste esenzioni per quanto riguarda l’imposta di bollo.
La tenuta
Il libro degli associati, il libro delle adunanze delle assemblee, il libro delle adunanze dell’organo di amministrazione e il registro volontari sono tenuti a cura dell’organo di amministrazione, mentre gli altri libri sono a cura dell’organo di competenza.
Le modalità di compilazione
La compilazione dei libri sociali varia a seconda delle regole interne dell’associazione.
Si ricorda, da un lato, la necessità di tenere libri sociali completi ed esaustivi, dall’altro il principio di minimizzazione del dato raccolto anche ai fini del diritto alla riservatezza ed alla privacy.
Quindi, nel decidere quali contenuti inserire nei libri sociali, l’ente si deve chiedere quali siano realmente necessari per individuare, convocare e contattare il socio o, nel caso del registro volontari, per assicurare il volontario, limitandosi ai dati strettamente necessari.
L’inalterabilità delle scritture nei libri sociali
Nella tenuta dei libri sociali è fondamentale garantire l’inalterabilità delle scritture.
La veridicità dei libri e il loro valore legale sono fondamentali in quanto si tratta di documenti che rispondono all’esigenza di tutelare l’ente in caso di eventuali controlli.
Per il rispetto del principio di inalterabilità dei libri sociali, è importante garantire:
- l’ immodificabilità: una volta scritti, i contenuti non devono essere alterati senza che ne sia lasciata traccia;
- l’autenticità e la temporalità: si deve poter dimostrare chi ha scritto, cosa è stato
scritto e quando; - la leggibilità/intellegibilità e l’integrità: il contenuto deve poter essere letto, compreso e riprodotto senza che il tempo lo deteriori.
IL LIBRO SOCI
Il libro degli associati o aderenti raccoglie i dati e le informazioni dei soci che fanno parte dell’organizzazione. La sua tenuta è fondamentale per avere un quadro sempre aggiornato della base associativa dell’ente. È utile anche per avere un database completo dei riferimenti a cui inviare le comunicazioni e le convocazioni per le assemblee.
I dati di riportare
Ogni associazione può scegliere liberamente quali dati inserire nel libro soci, in base alle specifiche esigenze.
I dati principali generalmente consigliati da riportare per ogni associato sono i seguenti:
- dati anagrafici (luogo, data di nascita e residenza);
- codice fiscale;
- indirizzo a cui inviare le comunicazioni (e-mail, pec, cellulare, ecc.);
- data della delibera di ammissione dell’associato;
- data di cessazione del vincolo associativo (a seconda delle motivazioni, es. delibera di esclusione, comunicazione di recesso, ecc.).
Concretamente ciascuna pagina avrà un numero limitato di colonne (ovvero una per ciascun dato sopra elencato). Questo libro sociale deve documentare “movimento per movimento” tutte le iscrizioni o cancellazioni: si tratta di un utile accorgimento soprattutto nel caso in cui sia necessario dimostrare l’esatto periodo in cui una persona è stata associata all’organizzazione.
È consigliabile che, soprattutto in enti con un elevato numero di soci, l’organizzazione abbia un foglio di calcolo digitale in cui tenere traccia e poter conteggiare più facilmente gli associati, al netto di eventuali cancellazioni.
Il libro delle adunanze e delle deliberazioni DEL CONSIGLIO DIRETTIVO (ORGANO DI AMMINISTRAZIONE), DELL’organo di controllo e di eventuali altri organi sociali
I verbali dell’organo di amministrazione, dell’organo di controllo e di eventuali altri organi sociali sono particolarmente rilevanti in tema di responsabilità civile in quanto rappresentano la prova delle singole deliberazioni assunte.
Ogni organo delibera specificamente in base alle proprie competenze rispetto a quanto previsto dalla normativa e dallo statuto.
MODALITA’ DI TENUTA
Ad ogni verbale è consigliato allegare:
- copia dell’avviso di convocazione che dimostri l’avvenuto invio a tutti gli aventi diritto e il rispetto dei tempi di convocazione come da statuto;
- gli allegati che sono stati oggetto di discussione.
Il contenuto della delibera varia naturalmente a seconda dei casi: è importante trovare un equilibrio tra l’esaustività del verbale che riporti quanto è effettivamente stato discusso e la necessità di una sintesi che risulti comprensibile anche a chi non era presente.
Generalmente i contenuti minimi di un verbale sono i seguenti:
- ora e data di convocazione;
- sede dell’adunanza;
- modalità di convocazione;
- elenco presenti, dando evidenza alla presenza di uditori e di eventuali terzi (es. il direttore dell’organizzazione);
- ordine del giorno;
- verifica dei quorum costitutivi per la validità della costituzione dell’organo;
- nomina del presidente e del segretario verbalizzante(entrambi possono non coincidere con presidente e segretario dell’organizzazione);
- svolgimento delle attività;
- modalità di votazione;
- disposizioni sul voto come da statuto o regolamento(chi ha diritto, con che modalità, eventuali preclusioni al voto, etc.);
- risultati delle votazioni;
- delibere adottate ed allegati;
- ora di chiusura dei lavori;
- firma del presidente e del segretario verbalizzante.
IL VALORE LEGALE DEI LIBRI SOCIALI
Va innanzitutto detto che il ragionamento sulla inalterabilità dei libri sociali è strettamente connesso alla funzione probatoria svolta dagli stessi: i libri sociali sono i documenti che provano determinati atti e fatti associativi, anche in giudizio.
Si pensi alla necessità di dimostrare alla compagnia assicurativa che una determinata persona risultasse iscritta come volontario all’epoca di un sinistro, oppure che fosse in possesso dello status di socio nel momento in cui veniva assunta un’importante delibera assembleare o ancora, in termini di responsabilità degli amministratori, alla rilevanza del dimostrare che un consigliere abbia espresso e inserito a verbale il proprio dissenso in merito a una decisione comportante l’assunzione di un obbligo verso terzi.
Il tema della certezza legale dei libri sociali, nato “con” e “per” i documenti cartacei, si estende inevitabilmente alla loro tenuta in formato elettronico: la digitalizzazione, quindi, ha solo trasformato le modalità con cui è possibile attestare l’inalterabilità delle scritture.
Gli atti e i fatti della vita associativa, nella pratica quotidiana, vengono documentati principalmente attraverso i verbali, per cui risulta quanto mai opportuno ricordare cosa sia un verbale e quali siano i requisiti legati alla inalterabilità di questo documento.
La giurisprudenza definisce con chiarezza il verbale come la “… narrazione dei fatti nei quali si concreta la storicità di un’azione, che deve attestare o fotografare quanto avviene in assemblea …” (Corte di Cassazione, Sentenza n. 6552/2015).
Le previsioni del codice civile in materia societaria attribuiscono al verbale d’assemblea la funzione di documentarne, oltre alla costituzione, le attività e le delibere da essa approvate: con la sottoscrizione il verbale assume il valore di una dichiarazione di scienza che “certifica” la corretta tenuta documentale.
Ed è ancora la giurisprudenza di legittimità a specificare che “… l’effetto della sottoscrizione del verbale ad opera del presidente e del segretario della riunione è unicamente quello di imprimervi il valore probatorio di scrittura privata con riguardo alla provenienza delle dichiarazioni dai sottoscrittori” (Corte di Cassazione, Sentenza n. 11375/2017).
Ne consegue che il verbale costituisce una scrittura privata il cui valore di prova legale è limitato alla provenienza delle dichiarazioni dai sottoscrittori e non si estende al contenuto della scrittura che può essere quindi impugnato facendo ricorso a qualsiasi mezzo di prova e non necessariamente con querela di falso (Corte di Cassazione, Sentenza n. 22958/2022); inoltre, la mancata apposizione della firma da parte del presidente o del segretario non comporta l’annullabilità della delibera (Corte di Cassazione, Sentenza n. 8577/2024).
È anche vero però che, alcune volte, la firma successiva alla formazione del documento è connessa all’esigenza di predisporre una bozza del verbale da sottoporre all’approvazione dei partecipanti.
In un simile caso la soluzione potrebbe essere quella di dare atto, nel corpo stesso del verbale, che il documento è stato firmato in un momento successivo alla data della sua adozione, così da ovviare alla predetta necessità.
La sottoscrizione di un documento informatico è invece valida solo se la firma utilizzata è elettronica, in tutti gli altri casi, l’idoneità del documento informatico e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità.
Cosa è la certezza legale di un documento data dall’inalterabilità delle scritture? Un verbale non è emendabile o modificabile?
Certamente è possibile correggere gli errori formali nella compilazione dei libri sociali, ma, per estensione del principio di compilazione dei libri contabili e in ampia giurisprudenza (Corte di Cassazione, Sentenza n. 19755/2014 e 105/2011), è senz’altro vietato non dare evidenza e anzi occultare l’errore materiale, ad esempio con abrasioni e cancellazioni, senza che siano leggibili le parole cancellate. Per esempio: “…sono presenti all’assemblea degli associati 51 54 associati…” Allo stesso modo la funzione delle pagine numerate progressivamente ha proprio l’utilità di dare evidenza di eventuali occultazioni di interi verbali o parti del libro sociale. Pertanto, se un intero verbale è sbagliato, non si elimina dal contenuto dal libro sociale, ma si andrà a rettificare con un successivo verbale.
Se ciò è di facile applicazione in un libro cartaceo tenuto con le corrette regole formali, è evidente che nella tenuta digitale, sarebbe più semplice cancellare un contenuto da un libro sociale o alterare la numerazione progressiva delle pagine, o ancora “copiare ed incollare” la firma scansionata del legale rappresentante per creare una falsa dichiarazione.
È importante ricordare che, sebbene la falsità in scrittura privata non costituisca più reato dal 2016, l’alterazione di un documento come un verbale associativo redatto in tale forma è comunque sempre un illecito che comporta delle sanzioni e delle responsabilità per chi lo commette, a prescindere dal fatto che le modalità di tenuta del documento siano cartacee oppure digitali.
CONCLUSIONI
Il libri sociali attestano la presenza della vita associativa dell’ente, pertanto sono mezzo di prova della sua esistenza ed operatività. Per questa ragione gli uffici preposti durante i controlli sono molto scrupolosi nell’analizzarne la forma ed i contenuti. Si consiglia pertanto una tenuta rigorosa dei suddetti libri al fine di scongiurare, da parte dei verificatori, la presunzione di mancanza di partecipazione e quindi di utilizzo improprio dello strumento giuridico associativo invece di forme giuridiche di carattere imprenditoriale.
Dr.ssa Cristiana Massarenti